Инструмент флажков в Excel помогает управлять данными, отслеживать выполнение задач и более четко представлять информацию. Одним из менее известных возможностей Excel является создание временной метки при установке флажка. Вот как это сделать.
Шаг 1: Отформатируйте свою таблицу
В моем случае у меня есть список людей, которым нужно выполнить задачу, и я собираюсь использовать флажки с временными метками, чтобы отслеживать, когда они начали задачу, когда завершили ее и сколько времени понадобилось на выполнение.
После того как вы назвали свои столбцы в строке 1, следующим этапом будет форматирование вашей таблицы, чтобы она выглядела более читабельно, и любые вычисления будет легко дублировать автоматически. Для этого выберите любую ячейку с данными, нажмите «Формат как таблицу» на вкладке «Главная» и выберите вариант оформления, который вам подходит.
Поскольку вы уже назвали столбцы, отметьте «Моя таблица содержит заголовки», когда появится диалоговое окно «Создание таблицы», и нажмите «ОК».
Таблица теперь готова для перехода к следующему шагу.
Шаг 2: Установите тип данных для времени
Перед добавлением любых вычислений или флажков вам нужно указать Excel, что определенные столбцы (в моем случае столбцы D, F и G) будут выводить время, изменив тип данных для этих ячеек.
Если вам нужен только один столбец с выводом времени, просто выберите все ячейки данных в этом столбце в вашей таблице. Если у вас больше одного столбца, который будет отображать время, удерживайте Ctrl, выбирая их по очереди.
Если ваша таблица содержит сотни строк, то вручную выбирать ячейки может занять много времени! В этом случае выберите первую ячейку данных в соответствующем столбце и нажмите Ctrl+Shift+Вниз. Затем удерживайте Ctrl и выберите первую ячейку данных в следующем соответствующем столбце, затем снова нажмите Ctrl+Shift+Вниз. Повторяйте этот процесс, пока все ячейки соответствующих столбцов не будут выбраны.
Теперь в группе «Число» на вкладке «Главная» на ленте нажмите раскрывающееся меню «Формат числа» и выберите «Время».
По умолчанию Excel отображает время в формате ЧЧ:ММ:СС. Чтобы изменить этот формат времени, снова нажмите на раскрывающееся меню «Формат числа» (с соответствующими столбцами, все еще выбранными), нажмите «Дополнительные форматы чисел» и выберите другой формат времени из доступных опций. В качестве альтернативы, чтобы одновременно отобразить время и дату, нажмите «Пользовательский» в диалоговом окне «Формат ячеек» и введите дд/мм/гггг чч:мм:сс в окно вверху.
Шаг 3: Добавьте свои флажки
Теперь пришло время добавить флажки в соответствующие столбцы. Выберите первую ячейку столбца с флажками в вашей таблице и нажмите «Флажок» на вкладке «Вставить» на ленте. Если вы не видите эту опцию, введите Флажок в строку поиска вверху вашего окна и нажмите «Флажок».
Далее выберите ячейку с первым флажком и дважды щелкните по маркеру заполнения в правом нижнем углу этой ячейки, чтобы заполнить остальные ячейки в этом столбце.
Если у вас есть другие столбцы, которым также нужны флажки, повторите вышеупомянутый процесс или скопируйте и вставьте столбец с флажками, который вы уже создали.
Шаг 4: Включите итеративные вычисления
Теперь вы готовы подготовить свою таблицу для вычисления временной метки, которую вы собираетесь добавить на следующем шаге.
Это вычисление будет известным как итеративная формула, что означает, что формула ссылается на саму себя (также называется круговой ссылкой). Если вы используете более простую формулу, временная метка будет постоянно обновляться до текущего времени, поскольку формула содержит волатильную функцию (СЕЙЧАС). И если вы не включите итеративные вычисления, используя метод в этом руководстве, Excel даст ошибку.
Нажмите Alt > F > T, чтобы открыть диалоговое окно параметров Excel, и отметьте «Включить итеративные вычисления» в меню Формулы.
Когда вы нажмете «ОК», вы не увидите никаких визуальных изменений в вашей таблице, но в глубине она готова к следующему шагу.
Хотя это полезно в данной ситуации, важно знать о некоторых недостатках итеративных вычислений. Например, поскольку они пересчитываются в цикле, они могут повлиять на общую производительность вашей таблицы. Кроме того, включение этой функции не позволит Excel выявлять некорректно используемые круговые ссылки, поэтому следите за этим. Наконец, если вы поделитесь рабочей книгой с людьми, использующими более раннюю версию Excel, временные метки могут не работать так, как в вашей версии.
Шаг 5: Примените волшебную формулу
Последний шаг — создать формулу, которая будет генерировать временную метку, когда флажок установлен. Я собираюсь начать с столбца D, который будет выдавать временную метку, когда я отмечу ячейку в столбце C.
Вот формула, которую я буду использовать в ячейке D2:
Хотя это выглядит сложно, при разборе становится понятнее.
Первая функция IF оценивает, установлен ли соответствующий флажок в столбце C (столбец «Начата»):
Затем Excel переходит ко второй функции IF, которая оценивает, пуста ли текущая ячейка (D2 в столбце «Время начала»):
Если она пустая, вы хотите, чтобы текущее время было вставлено:
Если она не пустая, вы хотите, чтобы Excel оставил ячейку без изменений:
Последний аргумент будет гарантировать, что если соответствующий флажок в столбце C не установлен, значение в столбце D будет пустым:
Когда вы нажмете Enter, формула будет применена к оставшимся ячейкам в этом столбце.
Теперь скопируйте и вставьте эту формулу в первую ячейку любого другого столбца, которому нужны временные метки на основе флажков, и скорректируйте ссылки формулы, чтобы она захватывала правильные столбцы.
В моем случае, после вставки формулы в ячейку F2, я изменил слово «Начата» (ссылаясь на столбец C) на «Завершена» (ссылаясь на столбец E), а «Время начала» (ссылаясь на столбец D) на «Время завершения» (ссылаясь на столбец F):
Когда вы сделаете это для первой ячейки, это автоматически применится к другим ячейкам в этом столбце после нажатия Enter.
Наконец, чтобы использовать эти данные для вычисления общего времени выполнения, я встрою простую функцию СУММ в функцию ЕСЛИОШИБКА в ячейке G2. Это означает, что если СУММ не сработает из-за того, что флажки не установлены, соответствующая ячейка в столбце G (Общее время) останется пустой:
Снова, после нажатия Enter, формула будет применена ко всем строкам в этом столбце.
Шаг 6: Попробуйте!
Перед тем как использовать свои флажки и временные метки в реальности, отметьте некоторые из флажков, чтобы убедиться, что все работает, как ожидается.
Добавление правил условного форматирования к вашим флажкам может сделать ваши данные более читаемыми. Например, вы можете сделать так, чтобы ячейки с флажками окрашивались в зеленый, когда они отмечены, или можно сделать еще один шаг и форматировать целую строку.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
